近几年来，高校信息化建设进入快速发展期，很多高校落实了信息化建设经费，但是面对一笔庞大的经费，如何提高资金使用效益，如何避免项目一拥而上但走的还是原来的“信息孤岛”的老路，对信息化部门来说是一个很大的管理考验。必须建立一套完善的项目管理机制，通过完善的项目管理，确保每个项目建设都是符合学校信息化总体规划，项目中采购的硬件设备、建立的信息系统应该符合集中、共享和集成要求。近年来，学校不断完善项目管理，逐步摸索出了一套基于全生命周期的信息化项目管理机制。
我校信息化项目管理的总体思路是：“项目入库，三年滚动；全面提升，支持重点；提前启动，确保进度；据实拨付，提高效益；严格过程，保证质量。”首先实行项目入库制，入库的项目成熟一个启动一个，成熟的项目可进入论证及审批立项程序，滚动预算，不要求项目当年启动当年验收，三年内启动并完成验收即可。支持各部门全面开展信息化建设，全面提升学校信息化水平，重点支持符合规划、基础性、涉及民生的项目。对于急需的项目，正式入库前，可以先进行论证，为项目招标采购和建设赢得时间。项目立项后，根据合同及进度据实拨付资金。对信息化项目全过程进行严格审核和监控，尤其是论证和验收环节等必须严格把握。因此，一个完整的信息化项目周期大致要经过需求征集（申报）、项目整理、经费预算、学校网信领导小组审议入库、项目申报、项目论证、分管校领导审批、立项、采购、建设、拨款、中期检查、项目验收、建账并支付尾款和进入质保期并支付质保金等15个环节。
制度上，为快速且规范推进学校信息化项目及经费管理，学校先后发布了《华中科技大学信息化建设纲要》《华中科技大学信息化技术架构建设条例》《华中科技大学“十三五”信息化发展规划》《华中科技大学信息化项目管理办法》《华中科技大学信息化经费管理暂行办法》等文件，正是这些信息化管理文件以及采购、财产、财务相关的文件挺在前面，才使得项目及经费管理的每一步都有据可依，顺利进行。
管理服务上，网信办经过近几年项目管理的经验积累和摸索，设计了近10个覆盖全管理流程的表格和模板，主要包括《信息化需求申报书》《信息化项目申报书》《信息化项目采购申请表（信息化项目采购需求格式）》《信息化项目建设经费申请表》《信息化项目建设进展报告》《信息系统与学校公共基础平台对接验收清单》《信息化（子）项目验收报告》。并针对不同的项目类别，提供不同的合同模板有：系统设备集成类（含工程）合同模板；信息系统技术开发合同模板；硬件设备购销合同模板；既方便了用户单位，又提高了办事效率。
经费管理上，在申报预算时，财务部门会将其他单位的涉及信息化建设的经费需求归并到由网信办统一申报，网信办获得打包的信息化经费后通过项目进行二次分配，从而确保了经费的统筹使用，大幅提高了资金效益。立项后，建设经费拨付到各项目负责人，一个项目一个经费号，专款专用，项目负责人全权负责经费对外的实际支出。经费根据合同按照进度支付，而不是按照项目总预算或合同总金额支付，一是可以提高资金利用效率，用来支持更多的项目，二是可以作为制约建设单位和承建公司的重要手段，避免出现为了急着把钱付出去而不顾项目质量乱花钱的情况。因此，对经费的严格控制、细致管理、高效执行，成为规范项目管理最为有效的手段。
信息化项目管理在高校信息化建设管理中发挥着重要作用，规范高效的项目管理可以提高信息化建设水平，混乱不规范的项目管理对信息化建设伤害很大。信息化管理部门既要秉承严格的管理理念，又要树立热情服务的思想，获得项目建设单位的理解和支持，通过良好的项目管理，规范信息化建设，鼓舞大家干事的士气，不断把学校的信息化建设推上新的台阶。
