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华中科技大学信息化项目关于采购及合同签订环节相关工作指南

作者: 来源: 发布时间:2016年11月30日 09:56 点击次数:[]

一、采购组织形式及采购方式

已获批立项的信息化项目的采购,建设单位必须以申报书内容为依据编制采购文件,并严格按《华中科技大学采购管理暂行办法》(校国资〔2016〕3号)进行采购,实行集中采购和分散采购相结合,以集中采购为主的采购组织形式。

1.集中采购目录项目里货物及服务(见附件1)或单项或批量采购金额10万元及以上的货物和服务项目、50万元及以上的工程项目,由采购与招标中心按学校规定集中采购。

(1)单项采购金额50万元及以上的货物和服务项目、100万元及以上的工程项目(招标数额标准),由采购与招标中心公开招标。具体参见采购与招标中心《华中科技大学招标投标管理实施细则》及相关采购流程。

(2)单项采购金额在招标数额标准以下的项目采用非招标采购方式,包括竞争性谈判、单一来源采购、询价、网上竞价。具体参见采购与招标中心《华中科技大学非招标采购方式管理实施细则》及相关采购流程。

2.未列入学校集中采购目录的货物、工程和服务行为,且单项或批量采购金额10万元以下的货物和服务项目、50万元以下的工程项目,由采购人或所在单位按学校规定执行分散采购。具体参见采购与招标中心《华中科技大学分散采购管理实施细则》及相关采购流程。

3. 有关采购流程的具体问题,请咨询学校采购与招标中心陈老师,电话87543054。

二、标书及合同要求

在撰写标书、采购文件和合同时,应提出以下明确要求:

1. 合同原件甲方(华中科技大学)不少于6份。

2. 合同内容需说明签订依据,如根据xxx项目招标文件和中标通知书(招标采购项目编号xxxx)

3. 合同款的支付方式建议:

(1)设备或软件产品购置类:合同签订后,设备到货并通过验收后(设备外观、规格、型号、配置等符合合同要求),支付合同总额的60%;设备上线运行并通过验收(验收活动由设备处负责组织),满足合同要求的所有功能后,支付合同总额的30%;自验收通过之日起设备正常运行三个月或六个月后,支付合同总额的10%。

(2)软件开发类:合同签订后,甲方向乙方支付的合同预付款合同总额的30%(根据情况,可要求低于30%);软件正式上线运行三个月后由网信办组织验收,验收通过后,支付合同总额的60%;自验收通过之日起,软件免费维护期满后支付合同剩余金额(例如10%)。

(3)工程类项目:按实际完成进度验收合格后拨付,但总额不超过合同总金额的80%,项目通过网信办组织的终验后,支付合同总额的10%,自终验通过之日起,系统正常运行满一年,支付质保金,即合同总额的10%。

4. 软件、信息系统开发项目,乙方承诺的免费维保年限不得少于三年;设备类免费维保时间建议五年或六年。

5. 软件、信息系统开发项目无条件开放接口,维保期内免费与学校信息门户(含微门户)、统一身份认证系统、学校基础数据库以及其他业务系统进行对接、集成和数据交换共享。

6. 信息系统开发项目的知识产权原则上应属华中科技大学所有,特殊情况双方共有。

7. 信息系统开发项目,乙方须无条件提供源代码

8. 软件、信息系统开发项目,合同需写明乙方开发进度、开发计划、每个阶段的开发内容以及验收标准。

9. 验收文档要求,在开发过程中以及验收前,乙方需提供完整技术资料,包括但不限于:

(1)硬件设备和软件产品:

Ÿ 设备到货清单(需用户方签字认可)。

Ÿ 设备配置文档、设备的口令等。

Ÿ 测试报告(含公司自测、用户与公司联测,需双方相关人员签字)。

Ÿ 技术文档、接口文档、培训文档(需用户方签字认可)。

Ÿ 用户操作手册和维护手册。

(2)软件、信息系统开发项目,在开发过程中以及验收前,乙方需提供完整技术资料,包括但不限于:

Ÿ 《进度实施计划》

Ÿ 《项目实施方案》

Ÿ 《项目进度报告》

Ÿ 《系统需求分析》

Ÿ 《系统需求规格说明书》

Ÿ 《系统集成与开发详细设计》

Ÿ 《系统详细设计方案》

Ÿ 《应用程序设计说明书》

Ÿ 《数据库详细设计说明书》

Ÿ 《应用系统集成实施说明》

Ÿ 《系统源代码》

(3)工程类

Ÿ 工程概况

Ÿ 系统设计方案(系统总体设计,系统的选型,施工的组织设计包括计划安排,人员职责分工,工程的进度安排)

Ÿ 厂家的授权文件,厂家的服务承诺

Ÿ 材料报验、产品合格证明

Ÿ 施工方自测报告

Ÿ 施工方质量自评报告

Ÿ 工程竣工报告 (初验申请)工程决算报告及材料清单

Ÿ 竣工图纸,系统图、平面布置图

10. 软件、信息系统开发项目,需明确甲乙双方因履行合同而遵守的保密义务,具体如下:

(1)保密内容(包括技术信息和经营信息):

  • 双方都有责任对对方提供的技术情报、资料数据及商业秘密保密,不得向第三方泄露。 

  • 未经对方同意,任何一方不得以任何形式公开合同及其相关附件内容。

  • 双方在未征得对方同意的情况下,不得向第三方泄露在项目中接触到的需要保密的情报和资料。

  • 任何一方未征得对方同意,不得为任何其他目的自行使用或允许他人使用从对方获得的信息(信息指包括但不限于所有的报告、摘录、纪要、文件、计划、报表、复印件等)。

(2)涉密人员范围:双方参与并知悉项目的所有工作人员。

(3)泄密责任:任何一方违反保密约定,需向对方支付合同总额10%(百分之十)的违约金,不足以弥补对方损失的,应当另行赔偿。

三、采购及经费拨付流程

1.项目建设内容里符合采购规定的设备采购需填写并报送采购与招标中心《华中科技大学集中采购申请表(招标、非招标)》。

2.根据审批的项目申报资料和采购方式准备招标书或采购文件,随同《华中科技大学信息化项目采购文件审核表》报送网信办审核后,报采购与招标中心启动采购流程。

3.合同正式签订前,需经网信办审核,方可到采购与招标中心进行合同审核。

4.合同签订后,项目建设单位向网络与信息化办公室报送以下材料,申请经费下拨:

(1) 合同原件一份;

(2) 招标文件及中标通知书 (以招标形式采购的)或其他采购相关文件;

(3) 华中科技大学信息化项目经费申请表(附件3)